如果你是个Mac用户，又经常要读论文、写综述、整参考文献，那大概率听过Papers for Mac这个文献管理软件。我自己从读研开始就用它，中间也换过别的工具，兜兜转转还是回到了Papers。今天不聊虚的，就说说我这些年用Papers for Mac的真实感受和一些能直接上手的高效操作，帮刚接触的朋友少走点弯路。
第一次打开Papers for Mac，先别急着导入文献
很多人装完软件第一反应就是把攒的PDF全拖进去，结果库乱得没法看。我建议你先花几分钟把偏好设置过一遍。Papers for Mac的偏好里有个“导入时自动识别元数据”的选项，默认是开的，但有时候识别不准，特别是中文文献或者比较老的扫描版。我的做法是关掉自动识别，导入后手动补一下标题和作者，虽然多花几秒钟，但后面搜索和引用的时候省心太多。
另外它的侧边栏分类逻辑跟Finder有点像，你可以建文件夹、加标签、还有智能文件夹。我一般按项目建文件夹，再按“已读”“待读”“重点参考”打标签，这样找起来特别快。别小看这个习惯，文献上百篇之后，标签就是救命稻草。
用Papers for Mac搜文献和抓取元数据的小窍门
Papers for Mac内置了搜索功能，能直接连Google Scholar、PubMed这些源。我平时在软件里搜关键词，看到合适的直接点导入，比在浏览器里下PDF再拖进来省事。不过有个坑要注意，有些数据库的元数据不全，导入后作者名可能是乱码，这时候双击那条记录手动改一下就行。
还有一个我常用的功能是“Match”，就是选中一篇PDF，让Papers for Mac去匹配在线元数据。有时候从别人那拷来的文献没有标题信息，用这个功能基本能自动补全。如果匹配不到，那就老老实实复制标题去谷歌学术查，别偷懒，不然后面引用格式全是错的。
写论文时怎么用Papers for Mac插入引用
这应该是大家最关心的部分。Papers for Mac有Word插件，装好之后在Word里就能直接调出你的文献库。写文章的时候光标放在要引用的地方，点插件里的“Insert Citation”，搜关键词找到那篇，点一下引用就进去了。它支持好多种期刊格式，APA、MLA、Chicago都有，也能自定义。
我刚开始用的时候犯过一个错，就是文献还没整理好就开始插引用，结果后面改格式改到崩溃。所以强烈建议先把文献库理顺，该补的信息补全，再动手写。另外它的引用样式可以在插件里随时切换，整篇文档的参考文献列表会自动更新，这个比手动改快太多了。
同步和备份，别等数据丢了才后悔
Papers for Mac支持iCloud同步，也支持Dropbox之类的网盘。我建议至少开一个同步，万一电脑出问题，文献库还在。它的同步逻辑是把PDF和元数据一起传，所以第一次同步可能比较慢，后面就增量更新了。
还有一点，定期导出备份。在文件菜单里有导出功能，可以导成BibTeX或者RIS格式，相当于给你的文献库上个保险。我有次误删了一个文件夹，还好有备份，不然哭都来不及。
一些让Papers for Mac更顺手的小设置
比如它的阅读器可以调背景色，晚上看论文换成深色模式眼睛舒服很多。还有快捷键，空格键快速预览，回车键打开阅读，用熟了效率提升明显。另外如果你经常要读英文文献，可以配合Mac自带的翻译或者划词工具，Papers for Mac本身不支持翻译，但选中文字后可以用系统服务搞定。
最后说一句，工具再好也得用起来才行。Papers for Mac功能挺多，但不用一次性全学会，先把导入、整理、引用这三步跑通，后面再慢慢摸索高级功能。希望这篇指南能帮你把Papers for Mac真正用起来，写论文的时候少熬几个夜。
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