最近好几个开小店的朋友问我收据通怎么用，说客户要收据，自己手写太麻烦，还容易丢。其实我一开始也折腾了半天，后来摸清楚门道发现真不难。今天就把我自己的使用过程捋一遍，从下载注册到开票、发客户、归档，争取让你看完就能直接上手。不管你是做小买卖的、跑业务的，还是公司里管报销的，这套电子收据管理思路都用得上。下面按我踩过的坑和实际感受来说，不整那些虚的。
先搞定注册和基础设置，别急着开票
下载收据通之后第一件事不是马上开收据，而是把主体信息填对。个人用就选个人版，填个名字和手机号就行；如果是店铺或者公司，建议直接选企业版，把营业执照信息录进去。我当初图省事随便选了个个人版，结果后面客户要带公章的收据，又得重新弄，白折腾。另外提醒一句，收据通里的默认模板有好几种，进去先把抬头、logo、备注栏这些设置好，不然后面每开一张都得改。设置路径一般在“我的-收据设置”里面，花五分钟弄完，后面省心很多。
开一张电子收据到底点哪里
设置完就可以开票了。首页一般有个大大的“+”号或者“开收据”按钮，点进去先选模板。这时候你会看到收据通提供的几种样式，有通用收据、押金收据、定金收据等等。选好之后填客户名称、金额、事由，金额那里注意大小写自动转换，别填错。我习惯在备注里写清楚订单号或者项目名称，方便以后查。填完点生成，一张电子收据就出来了。这里有个小技巧：如果经常给同一个客户开票，可以把他存成常用客户，下次直接选，不用重复输入。整个开票过程熟练之后也就二十秒。
发给他人的几种方式，哪种最省事
收据开好之后得发给对方。收据通一般支持几种方式：直接发链接、生成图片、导出PDF，还有的能对接微信或者短信。我平时最常用的是生成图片，因为客户收到就能看，不用点链接。如果是公司报销，建议导出PDF，清晰度高，打印出来也正规。这里注意，收据通导出的PDF默认带水印，如果不想带，在导出设置里把水印关掉就行。另外发链接的方式适合对方也要存档的情况，点开就能看到电子版，不怕丢。我遇到过客户说没收到，后来发现是发到旧手机号上了，所以发之前确认一下联系方式。
归档和查找，别等月底才后悔
很多人开完收据就不管了，等到月底对账或者客户要补开，翻半天找不到。收据通里有自动归档功能，按时间、客户、金额都能筛。我建议每开完一张就顺手打个标签，比如“已收款”“待确认”，后面找起来快很多。另外收据通支持导出Excel表格，月底直接导出来对账，比一张张翻强太多。如果你是多个人一起用，还可以设置子账号，每个人开的票分开管理，老板能看总表。这个功能对小团队特别实用，谁开的票一目了然。
常见问题和小坑，提前避开
用了一段时间，遇到几个容易卡住的地方。第一，收据通里的收据编号是自动生成的，但如果你删掉一张，编号不会补回来，所以别随便删，作废的话用“作废”功能而不是删除。第二，电子收据的法律效力和纸质的一样，但前提是内容真实完整，别乱填。第三，如果换手机，记得先绑定账号，不然本地记录可能丢。我有个朋友换手机没登录，结果之前开的收据全没了，只能重新开。第四，免费版有数量限制，超过之后要么升级要么等下个月，所以心里有个数。
到底适合哪些人用，说点实在的
收据通不是万能的，但如果你符合下面几种情况，用起来会很顺手：经常要给客户开收据的小商户、做兼职收课时费的老师、公司里负责报销的行政、还有跑业务需要当场给凭证的销售。反过来，如果你一个月就开两三张收据，手写可能更省事。但一旦超过十张，电子收据管理的优势就出来了，不怕丢、好查找、能导出。收据通的上手门槛不高，关键是先把基础设置弄对，后面就是顺手的事。希望这篇能帮你少走点弯路，有不清楚的地方多点点界面里的帮助说明，基本都能解决。
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