最近不少朋友在问电子发票的事，特别是这个123电子发票通到底怎么用。说实话我一开始也折腾了好一阵，开票点错按钮、查验找不到入口、下载的PDF打不开，坑基本都踩过一遍。后来用顺了才发现，其实逻辑很简单，就是开票、查验、下载、报销这几步。今天就把我自己的实操经验整理出来，不管你是小公司财务还是个体户老板，照着走一遍基本就能上手。
123电子发票通到底是干什么的
先说清楚这东西的定位，不然后面容易迷糊。123电子发票通说白了就是一个电子发票的开具和查验工具，你可以在上面填开票信息、生成电子发票，也能拿别人给你的发票去验真假。它跟税务系统是打通的，所以开出来的发票是有法律效力的，报销、入账都没问题。我一开始以为它只能查验，后来发现开票功能也挺全，普票、专票都能搞。对于平时开票量不大的小商户来说，用这个比跑税务局方便太多了。
快速开票的完整步骤
开票这块我重点说，因为问的人最多。进去之后先选开票类型，123电子发票通里面普通发票和专用发票是分开的，别选错。然后填购买方信息，公司名、税号这些一定要核对清楚，我有一次税号填错一位，对方拿去报销被退回来，重新开又得走一遍流程。商品明细那里，名称、数量、单价、税率逐项填，系统会自动算金额。都填完点提交，等几秒就能生成发票。整个过程熟练了也就两三分钟，比想象中快。
查验发票真伪的几种方式
查验是我用得最多的功能。拿到一张电子发票，怎么知道它是不是真的？在123电子发票通里找到查验入口，把发票代码、号码、开票日期、金额输进去，或者直接扫发票上的二维码，系统就会返回结果。真的发票会显示详细信息，假的或者查无此票就要小心了。我建议大家养成习惯，收到发票先验一遍再报销，尤其是金额大的，别等财务打回来才后悔。另外提醒一句，发票查验最好用官方渠道，第三方工具不一定靠谱。
下载和保存发票的注意事项
开完票或者查验完，一般都要下载保存。123电子发票通支持下载PDF和OFD两种格式，PDF通用性好，OFD是国标格式，有些单位要求用这个。我一般两个都存一份，省得后面要的时候找不到。下载下来的文件建议按日期加公司名命名，不然攒多了根本分不清哪张是哪张。还有一点，电子发票可以重复下载，丢了不用慌，重新登进去再下一遍就行，这点比纸质发票省心。
报销和入账时容易忽略的细节
很多人开完票就完事了，结果报销的时候卡住。这里说几个我踩过的坑。第一，电子发票报销通常要打印出来，打印的时候注意别缩放，不然二维码可能扫不出来。第二，123电子发票通开的票，购买方信息必须和报销单位一致，个人抬头的一般不能报。第三，重复报销这个问题现在查得严，同一张发票别报两次，系统里都有记录。把这些细节注意到，基本就不会出岔子。
常见问题答疑
最后集中回答几个问得多的。开票时提示信息有误，多半是税号或者公司名对不上，回去核对一下。查验显示查无此票，先确认输入的信息有没有错，没错的话可能发票还没上传，等一会儿再试。下载的PDF打不开，换个阅读器试试，或者重新下载。还有，123电子发票通用手机也能操作，出门在外临时要开票也不耽误事。总的来说，这工具上手不难，多用几次就顺了，关键是开票和查验这两步别偷懒，信息核对仔细点，能省掉后面一堆麻烦。
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