最近不少朋友在后台问我，公司想上一套OA系统，看中了BLG OA，但不知道实际用起来到底能不能提升协作效率。说实话，我前前后后深度用过三四款OA产品，BLG OA算是其中让我印象比较深的一个。今天不吹不黑，就从普通员工和管理者两个角度，聊聊BLG OA在企业协作这件事上到底做了哪些实事，哪些地方用着顺手，哪些坑需要提前避开。
任务分派不再靠嘴喊，责任到人清清楚楚
以前在公司里，领导布置个任务基本靠微信群吼一嗓子，谁看见了谁回复，结果经常出现“我以为你做了”“你没跟我说啊”这种扯皮的事。用了BLG OA之后，这种情况明显少了很多。它里面有个任务管理模块，领导可以直接把活儿指派到具体的人头上，截止时间、优先级、附件要求都能写清楚。被指派的人手机会收到提醒，做完了点一下完成，进度条自动更新。我们部门现在每天早上开晨会，直接投屏看BLG OA的任务看板，谁手头压了多少活、哪个节点卡住了，一目了然。说白了，**BLG OA把原来散落在聊天记录里的任务全部收拢到一个地方**，想赖账都赖不掉。
审批流程从三天变三小时，不用再追着领导跑
报销、请假、采购申请这些事，以前最头疼的就是找领导签字。领导出差了就得等，回来了又一堆人排队。BLG OA的审批流可以自定义，我们公司设了三级审批，金额小的直接主管批完就完事，金额大的自动往上流转。最方便的是手机端也能批，领导在机场候机的时候点两下就过了。上个月我提交了一笔差旅报销，从提交到打款只用了不到三个小时，这在以前根本不敢想。**BLG OA的移动审批功能**算是切中了中小企业的真实痛点，毕竟老板们没几个老老实实坐在工位上的。
文档共享不用再发来发去，版本永远是最新的
你们有没有这种经历：一份方案改了五六版，微信里传了七八个文件，最后自己都搞不清哪个是最新的。BLG OA里面集成了企业云盘，所有项目文档统一存在里面，谁改了哪里、什么时候改的都有记录。我们市场部现在写方案都是直接在BLG OA里协作，两个人同时编辑一份文档也不会冲突。而且权限设置挺细的，可以设定某个文件夹只让部门内部看，跨部门的人只能看不能下载。**BLG OA的文档协同功能**帮我们省掉了大量文件传输和版本核对的时间，特别是做标书那段时间，真是救命了。
沟通记录自动归档，新人接手不用从头问
这个功能可能很多人没注意到，但我觉得挺实用的。BLG OA里面每个项目、每个任务下面的讨论区，聊天记录是自动保存的。老员工离职了，新人接手项目，直接翻看之前的沟通记录就能了解来龙去脉，不用挨个去问“当时为什么这么定”“这个需求是谁提的”。我们公司上个月刚招了个新人，接手了一个半年前的项目，他花了一下午翻BLG OA里的记录，第二天就能独立跟进了。**这种知识沉淀的能力**，对人员流动比较频繁的公司来说，价值其实比省那点审批时间更大。
踩过的坑也得说说，别指望开箱即用
当然BLG OA也不是万能的。我们刚开始用的时候，因为没做流程梳理，直接把线下的审批习惯搬上去，结果搞出一堆冗余节点，反而更慢了。后来花了两周时间重新梳理，砍掉了三个没必要的审批环节，效率才提上来。另外**BLG OA的自定义表单功能**有一定学习成本，行政或者IT得花点时间研究，如果公司没有专人负责这块，前期可能会有点吃力。建议上系统之前，先把自己公司的协作流程理清楚，再往BLG OA里套，别反过来。
到底适合什么样的公司用
从我自己的体验来看，BLG OA比较适合20到200人规模的成长型企业。人太少没必要，人太多又会有更复杂的定制需求。如果你的公司现在正面临任务分配混乱、审批拖沓、文档版本满天飞的情况，可以试试BLG OA的免费版，先跑一两个部门看看效果。反正我们公司用了一年多，协作效率的提升是实打实的，至少现在没人再在群里喊“那个文件谁有最新版”了。
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